1. Tilgangur og umfang
Að lýsa fyrirkomulagi stjórnarfunda Ljósleiðarans.
2. Stjórnarfundir
Stjórnarfundir skulu að jafnaði haldnir í húsakynnum Ljósleiðarans. Þó er heimilt að halda fundi annarsstaðar. Jafnframt er fundarfólki heimilt að taka þátt í fundum með rafrænum hætti. Þegar fundarfólk tekur þátt með rafrænum hætti skal viðkomandi tilkynna formanni og ritara það með hæfilegum fyrirvara svo tryggja megi aðgang að fjarfundarbúnaði.
Að öllu jöfnu skal hver og einn fundarmaður, hvort sem hann er staddur á fundarstað eða annars staðar, vera sýnilegur öðrum fundarmönnum á meðan á fundi stendur.
Mikilvægt er að tryggja öryggi í samskiptum á milli fundarmanna þannig að óviðkomandi geti ekki fylgst með eða heyrt umræður um mál sem rædd eru á lokuðum fundi.
Ef fundarmaður á fjarfundi missir samband við fundinn skal gert fundarhlé og miða skal við að fundur hefjist ekki að nýju fyrr en samband hefur náðst við fundarmanninn, hann veiti samþykki fyrir því að fundi verði haldið áfram án hans eða varamaður hefur tekið sæti á fundinum.
Formaður stjórnar stýrir stjórnarfundum. Framkvæmdastjóri skal á hverjum fundi gefa stjórninni skýrslu, munnlega eða skriflega, um veigamikil atriði úr starfsemi félagins frá síðasta stjórnarfundi. Með sama hætti skal stjórnarmaður gera grein fyrir framvindu mála sem hann hefur fylgt eftir milli stjórnarfunda.
Stjórn getur á stjórnarfundum krafið framkvæmdastjóra um upplýsingar og gögn sem stjórninni eru nauðsynleg til að hún geti sinnt verkefnum sínum.
2.1. Lögmæti funda
Stjórn er ákvörðunarbær þegar meirihluti stjórnarfólks sækir fund, enda hafi fundurinn verið boðaður í samræmi við ákvæði um boðun stjórnarfundar. Mikilvæga ákvörðun má þó ekki taka án þess að allt stjórnarfólk hafi haft tök á því að fjalla um málið sé þess kostur sbr. ákvæði einkahlutafélagalaga.
Einfaldur meirihluti atkvæða ræður úrslitum á stjórnarfundum í öllum málum. Falli atkvæði að jöfnu vegur atkvæði formanns tvöfalt.
Mál skulu almennt ekki borin upp til ákvörðunar á stjórnarfundum nema því aðeins að stjórnarfólk hafi fengið gögn málsins eða fullnægjandi upplýsingar um það fyrir fundinn og haft tíma til að kynna sér efni þess.
Sé mál tekið til afgreiðslu utan dagskrár getur stjórnarmaður óskað eftir frestun þess til næsta fundar. Skal formaður verða við þeirri ósk nema brýnir hagsmunir félagsins krefjist annars.
2.2. Réttur til fundarsetu
Framkvæmdastjóri á sæti á fundum stjórnar og hefur þar málfrelsi og tillögurétt, nema í sérstökum tilvikum þegar stjórn ákveður annað. Enn fremur er innri endurskoðanda, regluverði Ljósleiðarans og regluverði OR heimilt að sitja stjórnarfundi og hafa þeir þar málfrelsi, nema í sérstökum tilvikum þegar stjórn ákveður annað.
2.3. Mál utan funda
Óski stjórnarfólk að taka upp einstök mál utan stjórnarfunda skulu þeir snúa sér til stjórnarformanns eða framkvæmdastjóra en ekki annars starfsfólks félagsins