1. Inngangur
Þegar stjórn tekur ákvarðanir sem hafa mikil áhrif á starfsemi félagsins er mikilvægt að vanda undirbúning eins og kostur er. Í greinargerð með tillögum til stjórnar skal varpa ljósi á öll þau atriði sem skipta máli við ákvarðanatökuna s.s. um ástæður, forsögu, og helstu þætti sem skipta máli. Einnig skal taka afstöðu og varpa ljósi á þau atriði sem gerð er grein fyrir hér að neðan og eru dæmi um það sem kann að þurfa að huga að1:
1.1 Núverandi starfsemi og stefnumótun félagsins
* Samræmist tillagan núvarandi starfsemi og stefnumótun félagsins?
Ef ekki
Af hverju er verið að leggja fram þessa tillögu ef hún er ekki þáttur í núverandi starfsemi eða stefnumótun félagsins?
Er búið að meta hvaða áhrif / áhættur og tækifæri það hefur að fara nýjar leiðir?
Á stefnumótunin enn við starfsemi félagsins?
Er ástæða til að endurmeta stefnumótun félagsins í samræmi við tillöguna?
1.2 Verðmætasköpun
Kemur skýrt fram í tillögunni hver fjárhagsleg útkoma eða önnur áhrif eru?
Hafa viðeigandi gögn verið lögð fram sem sýna áhrif á rekstur og sjóðsstreymi?
Er gert ráð fyrir að uppfæra rekstraráætlun í samræmi við tillöguna?
1.3 Viðskiptavinir
Er búið að meta hvaða áhrif ákvörðunin er talin hafa á viðskiptavini?
1.4 Fjárhagsleg atriði
Liggur skýrt fyrir hvaða kostnað tillagan hefur í för með sér?
Hafa viðeigandi gögn verið lögð fram sem sýna áhrif á rekstur og sjóðsstreymi?
Er gert ráð fyrir að uppfæra rekstraráætlun í samræmi við tillöguna?
1.5 Fastafjármunir og starfsfólk
Krefst tillagan aukinna fjárfestinga í fastafjármunum?
Er nægilegur mannafli og þekking innan félagsins til að framfylgja tillögunni?
Hvaða áhrif hefur tillagan á annað, t.d. tölvukerfi og húsnæði?
1.6 Umhverfismál
Er tillagan í samræmi við umhverfisstefnu félagsins?
Samræmist tillagan umhverfismælikvörðum?
Þarfnast tillagan mats á umhverfisáhrifum?
Hefur tillagan verið áhættumetin út frá umhverfissjónarmiðum?
Er þörf á viðbragðsáætlun út frá umhverfissjónarmiðum?
1.7 Starfsumhverfið
Krefst tillagan opinbers leyfis eða breytinga á gildandi leyfi, t.d. starfsleyfi?
Er þörf á vottun vegna tillögunnar?
Varðar tillagan samkeppnissjónarmið?
Krefst tillagan samþykkis eða tilkynningar til stjórnvalda eða Kauphallar?
Varðar tillagan upplýsingar sem bera þarf undir regluvörð?
1.8 Samþykki frá eiganda félagsins, sbr. eigendastefnu OR eða samþykktir félagsins
Varðar tillagan óvenjulega eða stefnumarkandi ákvörðun?
Eru upphæðir sem um ræðir það háar að krafist er samþykkis frá eiganda félagsins?
1.9 Áhættumat
Er búið að greina þá áhættu sem tillagan hefur í för með sér?
Hafa aðrir möguleikar í stöðunni verið kannaðir?
Samræmist tillagan áhættustefnu félagsins?
Er ljóst hvort tillagan samræmist lögum, reglugerðum og leiðbeiningum stjórnvalda?
Liggur fyrir greining á kostum og göllum við tillöguna?
Hvaða afleiðingar hefur það í för með sér að samþykkja ekki tillöguna?
1.10 Ófyrirséðir atburðir
Gerir tillagan ráð fyrir ófyrirséðum atburðum?
1.11 Hagsmunaaðilar
Hvaða áhrif hefur tillagan á hagsmunaaðila, t.d. hluthafa, starfsfólk, viðskiptavini, birgja, lánardrottna og samfélag?
Hvernig verður tillagan kynnt hagsmunaaðilum?
Hvernig verður tekið á óánægjuröddum?
1.12 Viðskiptasiðferði
Samræmist tillagan gildum félagsins?
Hvaða áhrif mun fjölmiðlaumfjöllun um tillöguna hafa á ímynd félagsins og stjórnarfólks persónulega?
Er tillagan í samræmi við samfélagslega ábyrgð félagsins?
1.13 Sjálfstæð sérfræðiráðgjöf
Er ástæða til að fá álit lögfræðings, annarra sjálfstæðra sérfræðinga, láta fara fram mat eða áreiðanleikakönnun?
1.14 Eftirfylgni og eftirlit
Hver mun bera ábyrgð á framkvæmd tillögunnar?
Mun stjórn fá reglulega skýrslu um framvindu mála?
Hvernig á að fylgjast með og mæla þá verðmætasköpun sem tillagan á að hafa í för með sér?
Er þörf á að endurmeta framkvæmdina og þá hvenær?