1. Tilgangur og umfang
1. Að lýsa ritun og frágangi fundargerða stjórnar.
2. Fundargerðir og fundargerðabók
Haldnar skulu fundargerðir um það sem gerist á stjórnarfundum og um ákvarðanir stjórnar. Fundargerðir skulu vistaðar í skjalavistunarkerfi Ljósleiðarans og vera aðgengilegar stjórn þar.
Í fundargerðabók skal skrá eftirfarandi:
Hvar og hvenær fundurinn var haldinn.
Númer stjórnarfundar.
Hverjir sátu fundinn og hver stýrði honum.
Dagskrá fundarins.
Fundargögn sem voru afhent eða sýnd á fundinum.
Fyrirspurnir stjórnarfólks sem lagðar voru fram á fundinum.
Stutta skýrslu um umræður á fundum og hvaða ákvarðanir voru teknar.
Hvort og hvenær utanaðkomandi aðilar komu inn á fundinn og hvenær þeir fóru út af fundinum.
Hvenær og hvar næsti stjórnarfundur verður haldinn.
Hver hafi ritað fundargerðina.
2.1 Bókanir
2. Stjórnarmaður eða framkvæmdastjóri eiga rétt á að koma afstöðu sinni á framfæri með stuttri bókun í fundargerð. Bókun skal lögð fram áður en fundi er slitið.
2.2 Frágangur fundargerða
Fundargerð skal undirrituð af þeim er fund sitja þ.m.t. af ritara stjórnar og framkvæmdastjóra. Fundargerðir teljast full sönnun á því sem gerst hefur á stjórnarfundum. Stjórnarfólk, framkvæmdastjóri og ritari stjórnar, sem ekki voru viðstödd þann stjórnarfund sem fundargerð tekur til skulu staðfesta að þau hafi kynnt sér fundargerðina með undirritun sinni.
Í kjölfar fundar skulu drög að fundargerð send stjórn til rýni. Berist ekki efnislegar athugasemdir skulu drögin borin upp til samþykktar í upphafi næsta reglulega fundar.
Samþykkar fundargerðir stjórnar skulu sendar eiganda innan 5 daga frá undirritun sé því komið við.