Fjarvinna og fundir

15. apríl 2020

Í ljósi ástandsins er við hæfi að taka saman nokkrar ábendingar um það hvernig best er að haga fjarvinnu og fjarfundum þannig að vel takist til.

Þetta er auðvitað ekki tæmandi listi enda þarf hver og einn að finna hjá sér hvernig best er að haga sinni fjarvinnu en það er gott að hafa eftirfarandi í huga.

Búðu til sérstakt vinnuumhverfi heima hjá þér

Til að tryggja góð afköst er gott að koma sér upp vinnuumhverfi heima þar sem þú ert getur stillt aðbúnað þannig að þér líði vel. Passa skal upp á að velja stól við hæfi og þá helst stól sem veitir stuðning við bakið og ef að borðið er þannig að hækka þarf stólinn, og iljar hvíla ekki lengur flatar á gólfi, þá þarf að fjárfesta í fótskemli eða finna eitthvað á heimilinu sem veitir fótstuðning. Hendur þurfa að liggja eðlilega á lyklaborðinu og því mælum við með gelpúða sem styður við úlnliðina. Það sama má segja um tölvumúsina og það má alls ekki vera þannig að þú þurfir að lyfta öxlinni þegar hún er notuð. Loks má skjárinn ekki vera of langt í burtu og gott er að staðsetja hann þannig að efri brún skjásins sé í augnhæð þegar setið er við borðið. Ef þú ert að nota síma mikið við vinnu þá er handfrjáls búnaður nauðsynlegur.

Haltu daglegum venjum við

með því að fara á fætur, klæða þig í vinnufötin og mæta í vinnuna (vinnuumhverfið). Ekki vera bara í náttfötunum yfir allan daginn.

Stattu upp reglulega

Farðu jafnvel út í 30 mínútur í hádeginu til að fá þér súrefni. Þá er tilvalið að fara til dæmis í göngutúr eða skokka.

Samstarf með fjölskyldu

Þarf að vera gott enda getur fjarvinna haft bæði truflandi áhrif á heimilislífið og öfugt. Gott er að skipuleggja vinnuna þannig að heimilislífið skarist sem minnst ef það er mögulegt. Helst hafa vinnusvæðið afsíðis og hafa skýr mörk & reglur.

Haltu þig við þinn skipulagða vinnutíma

Mundu að þó þú sért að vinna heima er ekki sjálfsagt að grípa í vinnuna á kvöldin og því er líka gott að setja sér til dæmis reglur að vinnutalvan fari aldrei með inn í ákveðin herbergi eins og svefnherbergi sé þess kostur.

Skipulag

​Reyndu að búa til skipulag fyrir daginn og/eða verkefnalista daginn áður.
Þannig mætir þú til vinnu með skýrt plan með það hvað þú ætlar að framkvæma þann daginn. ​

Anda inn, anda út

Áttaðu þig á því að það að vinna að heima er öðruvísi og gefðu þér og öðrum smá slaka. Það eru allir að gera sitt besta til að halda vinnu & heimili í jafnvægi og sumir eru jafnvel með maka, börn og gæludýr í sama húsinu og jafnvel sama rýminu. Andaðu með nefinu og reyndu bara að gera þitt besta í þessum aðstæðum.

Gerðu tilraunir

Gerðu tilraunir með það hvenær þú ert í besta ástandinu til “alvöru” vinnu ef þú hefur þann valmöguleika, prófa til dæmis að vakna fyrr og taka góðan vinnusprett þá eða jafnvel vinnutörn seinnipartinn ef þér finnst betra að sofa aðeins lengur út á morgnana.

Kláraðu hluti sem þú hefur ekki haft tíma til að sinna

Reyndu að klára vinnutengda hluti sem þú hefur lengi verið á leiðinni að klára en vegna daglegra anna hefur ekki komist til í að gera. Þú sparar talsverðan tíma á því að þurfa ekki að koma þér til og frá vinnu og því gæti myndast gluggi til slíkra athafna.
Tilfinningin að klára svona verkefni sem hafa kannski verið á verkefnalistanum í vikur, mánuði eða ár er gríðarlega góð.

Haltu sambandi

Það getur verið einmanalegt að vinna heima svo að það er gott að eiga regluleg samskipti við vinnufélaga, fjölskyldu og vini. Hægt er að nota samskiptaforrit eins og Teams, Slack, Facebook Messenger eða einfaldlega með því að hringja í viðkomandi.

Fjarfundir

Varðandi fjarfundi, þá eru hérna nokkur atriði til að hafa í huga

1. Vertu búin/n að prófa græjurnar áður en fundurinn er haldinn.
   Gott er að athuga með hljóðið / heyrnartól og hvort að myndavél og fjarfundarhugbúnaður sé einfaldlega að virka.
2. Slökktu á hjóðnemanum þínum ef þú ert ekki að tala og þá sérstaklega ef fleiri en tveir eru á viðkomandi fundi. Umhverfishljóð og fleira getur verið truflandi.
   Í Microsoft Teams er flýtilykillinn: CTRL-SHIFT-M eða smella einfaldlega á hljóðnematáknið.
   Í Slack er takkinn M og síðan í Skype er CTRL-M.
3. Vertu með sérstök heyrnartól þannig að það heyrist vel í þér.
4. Hafðu kveikt á myndavél ef hægt er þannig að fundurinn verði meira lifandi.
5. Passaðu upp á bera þig að á fjarfundi nákvæmlega eins og þú myndir gera á venjulegum fundi. Ekki vera með marga flipa opna í einu í tölvunni þinni heldur einbeita sér að því að vera til staðar á meðan á fundi stendur.
6. Betra er að hafa fjarfundi í styttra lagi svo að fókusinn sé til staðar allan tímann.